Как расставить приоритеты в жизни и на работе: 7 практических приемов

12.09.2016 17 279 0 Время на чтение: 15 мин. Рейтинг:

Автор

: Константин Белый

В этой статье я соберу всю ключевую информацию о том, как расставить приоритеты. Правильная расстановка приоритетов играет очень важную роль в жизни любого человека, она важна во всех сферах человеческой жизнедеятельности и в жизни в целом. Правильно расставленные приоритеты позволяют достичь больших успехов в любом деле, реализовать все свои жизненно важные цели и мечты.

Запишите всё в основной список, а затем разбейте его на месячные, еженедельные и ежедневные цели.

Расстановка приоритетов происходит на разных уровнях. У вас есть дела, которые нужно сделать сегодня. Цели, которые вы ставите на этой неделе. И цели, которых вы достигли в предыдущем месяце.

К сожалению, эти списки не всегда совпадают. Слишком легко по умолчанию вернуться к тому, что кажется срочным, и игнорировать тот факт, что это не приближает вас к вашим более крупным приоритетам. Поэтому, прежде чем вы сможете научиться расставлять приоритеты в своей повседневной работе, вам нужно всё сложить в одном месте.

Начните с составления основного списка или плана на год – документа, туду-списка или листа бумаги, где будут храниться все текущие и будущие задачи. Подробной этот способ приоритезации описан в методологии «Get Things Done» (GTD) Дэвида Аллена – пятиэтапный процесс на страницах его книги.

Когда вы собрали все задачи в одном месте, пришло время разбить их на ежемесячные, еженедельные и ежедневные цели.

Ваш ежемесячный список вытекает из основного списка всех целей или вашего годового плана. Ваш еженедельный список извлекается из вашего ежемесячного списка. И так далее. Таким образом, вы знаете, что ваши ежедневные приоритеты совпадают с вашими большими целями.

Устанавливая свои приоритеты, старайтесь не залипать не те дела, которые вы поставили. Будьте гибкими приследуя основные цели. Главное убедиться, что вы расставляете приоритеты для более эффективной работы над основными целями.

Заполняя разные списки, помните принцип Парето, или правило 80/20, которое гласит, что 20% ваших усилий, как правило, дают 80% ваших результатов. Ищите те задачи, которые могут быть «задачами по Парето», они принесут вам реальные результаты.

❷

Определите, что важно: понимание истинных целей

Хотя расстановка приоритетов может напоминать оперативную стратегию управления временем, она является ключевым фактором в достижении долгосрочных целей. Понимание того, к чему вы действительно стремитесь, будь то продвижение, завершенный проект или карьерные изменения, позволяет определить список задач, наиболее соответствующих этим будущим результатам. Неплохо было бы разбить эти крупные цели на более мелкие и привязать их к определенному времени. Например, годовую цель можно разбить на помесячные списки дел, затем на еженедельные задачи, ежедневные приоритеты и т. д.

Для Алехандро Сереседо (Alejandro Cerecedo), старшего специалиста по работе с клиентами в сфере моды в PR-агентстве Another Company и резидента WeWork Reforma 26 в Мехико, постановка долгосрочных целей — это способ, с помощью которого он направляет и мотивирует свою команду в начале каждого года. «Мы говорим об их личных и профессиональных целях и устанавливаем временные рамки для их достижения», — говорит Сереседо.

Широкое мышление жизненно важно для эффективной расстановки приоритетов. Распространенным заблуждением является то, что занятость приравнивается к результативности. Однако, наполнять день задачами, которые не влияют на конечную цель, — это напрасно тратить время. Будьте честны с собой по поводу долговременной значимости каждой задачи и всегда помните о конечной цели.

Отделите срочное от важного с помощью матрицы Эйзенхауэра.

Легко сказать, что вы должны научиться расставлять приоритеты в работе, чтобы это принесло максимальные результаты, но как на самом деле это сделать?

В некоторых случаях все сводится к опыту. Но когда вы не уверены, матрица Эйзенхауэра – идеальный инструмент для использования.

Разработанная бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, матрица представляет собой простую схему из четырех квадрантов, ответы на которую помогают вам отделить «срочные» задачи от «важных».

В общих чертах, срочные дела – это вещи, на которые, по вашему мнению, вы должны реагировать сразу, например, электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения или новости. В то время как важными задачами являются те, которые способствуют вашей долгосрочной личной миссии, ценностям и целям.

При рассмотрении вопроса о том, как лучше расставить приоритеты для задач, спросите, в какой из квадрантов они лучше всего подходят. Затем выполните соответствующие действия:

1. Срочно и важно: выполните их как можно скорее.
2. Важно, но не срочно: решите, когда вы это сделаете, и запланируйте это.
3. Срочно, но не важно: делегируйте эту работу кому-то другому.
4. Ни срочно, ни важно: удалите их из своего спика и забудьте о них.

❸

Учитывайте время и силы, которые потребуются на выполнение задачи

Глядя на длинный список дел, можно легко впасть в уныние от объема работы, которую необходимо сделать. Это чувство снижает производительность и ведет к прокрастинации. Стратегия преодоления этого чувства заключается в оценке задач в зависимости от усилий, необходимых для их выполнения.

Если ваш список дел становится слишком обременительным, уделите первостепенное внимание задачам, требующим минимума времени и усилий, и быстро выполните их. Такое уменьшение количества задач позволит немного перевести дух и создаст ощущение завершенности, что придаст вам новых сил.

Оцените свою работу по истинному приоритету с помощью метода Айви Ли

Иногда, несмотря на все наши усилия, мы получаем огромный список неотложных и важных задач, которые нам необходимо выполнить. В этом случае нам нужно найти способ копать глубже и найти их истинное значение.

Один из лучших способов был разработан более 100 лет назад консультантом по производительности Айви Ли. Так называемый метод Айви Ли – это смехотворно простой способ установить приоритеты в вашей повседневной жизни.

Вот как это работает:

1. В конце каждого дня запишите шесть самых важных вещей, которые необходимо выполнить завтра. Каждая мини-цель около 30-45 минут максимум. Не записывайте более шести штук.
2. Расставьте приоритеты этих шести пунктов в порядке их истинного значения.
3. Когда наступит следующий день, сконцентрируйтесь только на первом задании. Работайте до тех пор, пока не закончите первое задание, а затем переходите к следующему.
4. Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом. В конце дня переместите все незавершенные дела в новый список на следующий день.

Повторяйте этот процесс пока срочное не завершится, затем старайтесь вернуться к первому методу.

Ограничение себя шестью задачами (или меньше) каждый день создает рамки, которые вынуждают вас правильно расставлять приоритеты и оставаться сосредоточенным, выполняя одну задачу в своём списке.

❹

Несколько советов

Если вы решили «рулить» своим временем осознанно и эффективно, вам обязательно пригодятся следующие советы:

1. Никогда не тормозитесь на достигнутом. Как только вы добились желаемого – ставьте перед собой новую задачу и идите к ней. Это позволит всегда оставаться в тонусе.
2. Находите время на саморазвитие.
3. Не берите на себя чужих обязанностей и задач. Вы должны двигать вперед себя, а не становиться инструментом для продвижения других. Для этого научитесь говорить твердое «НЕТ» и не испытывать за это чувство вины.
4. Проанализируйте свои желания, подумайте, чего вы хотите добиться в этой жизни. Это даст вам понять, чему нужно уделять свое основное время.
5. Посмотрите критически на свою жизнь, чтобы выявить вредные привычки, которые «пожирают» время. Не сожалея, исключите их из своей жизни. В крайнем случае, оставьте им самый мизер времени.
6. Если занимаясь каким-либо делом, вы ощутили, что вам это не приносит никакой пользы, а только тормозит или оттягивает назад, – бросьте его!
7. Прежде чем приступать к какому-нибудь делу подумайте, нужно ли оно вам? Продвинет ли оно вас к намеченной цели? Да – дерзайте, нет – забудьте о нем.
8. Ведите журнал, в который будете записывать все свои победы и достижения. В трудные времена вы можете «черпать» оттуда вдохновение и силы, которые не дадут отступиться от намеченного.
9. Составляйте планы дел не на день, а на неделю – такой подход гораздо эффективнее.
10. При завале в делах не торопитесь и не паникуйте. Не нужно стараться выполнить все сразу – эффективности от этого никакой не будет, а вот ошибок наделать можно, да и нервную систему сломать. Начните с самых важных дел, постепенно переходя к менее значимым.
11. Не пытайтесь все запоминать, в суете будней это практически невозможно. Заведите ежедневник, куда вписывайте все необходимое.

Найдите методику, которая наиболее комфортна для вас, примите к сведению советы, приведенные выше, и проживайте каждый день не только с удовольствием, но и с пользой.

Разделите цели со схожими приоритетами, используя метод ABCDE.

Хотя метод Айви Ли отлично подходит для определения приоритетности ежедневных намерений, есть ещё одна неясная часть: откуда вы знаете «истинную важность» цели?

Самой большой сложностью, когда речь идёт о том, как расставить приоритеты, является различие между целями, которые, как кажется, находятся на одном уровне важности.

Вот где метод ABCDE Брайана Трейси делает своё дело. Вместо того, чтобы держать все цели на одном уровне приоритета, этот метод предлагает два или более уровня для каждой цели.

Вот как это работает:

• Просмотрите список и дайте каждому заданию букву от А до Е (А является наиболее приоритетным).
• Для каждой задачи, в которой есть буква A, присвойте ей номер, который определяет порядок выполнения.
• Повторяйте, пока все задачи не получат свои буквы и цифры.

Опять же, это обманчиво простая стратегия расстановки приоритетов. Хотя в большинстве случаев почти невозможно провести различие между целью B1 и целью A3, назначив каждой небольшой цели несколько уровней приоритизации, вы получите четкое представление о том, что действительно важно для вас.

❺

Квадрат Декарта

Когда вы определили, казалось бы, наиболее важные и срочные дела, их может быть по-прежнему много. Проверить значимость помогает квадрат Декарта, о котором говорилось в книге «Бизнесхак 2.0».

Ответьте на четыре вопроса:

• Что будет, если это произойдет? (Плюсы от выполнения)
• Чего не будет, если это произойдет? (Минусы от выполнения)
• Что будет, если этого не произойдет? (Плюсы от невыполнения)
• Чего не будет, если это не произойдет? (Минусы от невыполнения)

Благодаря ответам на эти вопросы вы осознаете последствия как выполнения, так и выполнения, а также сможете оценить степень срочности.

Начните день, съев «лягушку»

Как только вы расставили приоритеты в своей жизни или работе (какой бы метод вы ни выбрали), пришло время выбрать правильный способ для начала дня.

То, как вы начинаете день, задает тон всему остальному. И часто, выполняя большую, но важную задачу, вы получаете импульс, вдохновение и энергию для продолжения движения.

Вот почему огромное количество экспертов по продуктивности предлагают тратить время на выполнение наиболее важной задачи (лягушки) каждый день.

Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади. Марк Твен

Размышляя о том, как расставить приоритеты в вашей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало списка.

Хотя я сам, люблю начинать день с простых дел, чтобы втянутся в будни. А затем с кофе уже делаю самые важные замыслы.

❻

Результаты исследований

Проиллюстрируем применение метода расстановки приоритетов на примере. В данной работе рассмотрим процесс принятия управленческого решения в проблемной ситуации, которая подразумевает выбор наиболее эффективного и оптимального поставщика.

ООО «Дабл Лайн» — молодая компания, предоставляющая на российском рынке услуги по грузоперевозкам уже 10 лет. «Дабл Лайн» предоставляет полный комплекс транспортно-логистических услуг в цепи от поставщика до получателя и готова взять на себя задачу по развитию бизнеса. Организация специализируется на транспортировке товаров, значительную часть которых составляют продукты питания, из различных регионов России в Санкт-Петербург и далее по сетям города.

Сама компания осуществляет свои услуги за счет собственного и наёмного транспорта. Для успешного закрытия заявок от постоянных клиентов необходимо иметь 10 наемных машин, которые будут доставлять груз до покупателя.

«Дабл Лайн» строго относится к поставщикам логистических услуг, так как от их профессионализма зависит репутация и развитие компании. К моменту начала 2021 года в компании уже были проверенные временем поставщики, что не предвещало никакой беды.

Далее в феврале 2021 года по независящим от компании причинам с рынка ушел поставщик ИП Круглов В.А.. Уход был связан с пандемией в стране, Валерий Александрович взял в банке кредит для компенсации своим сотрудникам нерабочих дней, которые были объявлены по приказу президента страны. В тот момент деятельность компании ИП Круглов не велась, прибыли не было. Круглов ушел с рынка, объявив себя банкротом.

Перед Егоровым С.Е. (директором по логистике, работающим в «Дабл Лайн»), стояла непростая задача – найти нового поставщика логистических услуг, в столь непростое время, с минимальными рисками для компании и в кротчайшие сроки. На выполнение задачи директору отвелось 2 дня.

В данной ситуации рассмотрим принятие управленческого решения директором по логистике касательно поиска нового поставщика, который позволит компании выйти в 2021 году на ступень выше по некоторым критериям осуществления услуг.

Первым делом Егоров обсудил критерии поиска нового поставщика с генеральным директором.

Критерии и цели.

Критерий 1 (К1) — генерального директора интересует прибыль, то сразу была озвучена сумма ежемесячных затрат, которые компания могла себе позволить, чтобы не уйти в убыток, а лучше – сэкономить на этом.

Следует уточнить, что один заказ занимает 12 часов времени, всего 10 заказов в месяц, себестоимость доставки своим транспортом – 50 000 рублей в месяц, включая затраты на заработную плату сотрудника, ремонт авто и оплату топлива.

Критерий 2 (К2) — деловая репутация. «Дабл Лайн» не мог себе позволить ошибиться с поставщиком, в приоритете будет стоять компания, у которой репутация выше, не смотря на возможное увеличение затрат и сроков доставки. Репутация будет оценена по 5-ти бальной шкале, желаемая деловая репутация от 4 и выше.

Критерий 3 (К3) — квалифицированный персонал, на поиск поставщика выделены сжатые сроки и совершено нет времени на переобучение, к тому же, это один из главных составляющих качественного предоставления услуги, нас устраивают сотрудники с опытом работы от 3 лет.

Критерий 4 (К4) — оперативность выполнения работ. В приоритете та компания, которая предоставляет или также. В «Дабл Лайн» предоставляют качественную доставку за 12 часов, данные о часах возьмем с сайтов компаний.

Цели:

• затраты на оплату услуг не более 35 000 рублей в месяц;
• повышение уровня квалифицированного персонала на 10%;
• сокращение времени на оказание услуг на 2 часа.

Допустимые решения (альтернативы).

Альтернатива 1 (А1) — Транспортная

Основным направлением деятельности транспортной является доставка сборных грузов автомобильным транспортом. С 2013 года предоставляется полный комплекс услуг в этой сфере.

Главный офис расположен в Екатеринбурге, но за время своего существования открыты представительства в Москве, Перми, Тюмени, Ханты-Мансийске, Челябинске, Сургуте.

Автоперевозки в ТК «Лиса» осуществляют профессиональные водители, которые прошли специальное обучение и являются нашими работниками более 4 лет, они привезут груз в целости и сохранности вне зависимости от сложности пути перевозки.

Цены на доставку:

До 5 доставок в месяц – 4000 за каждую

До 15 доставок – 3450 за каждую

До 30 доставок – 2000 за каждую

Налаженная система поставки позволяет клиентам сократить издержки ,тк доставка осуществляется в течении 15 часов.

Альтернатива 2 (А2) — Транспортная

Кредо компании — доставка грузов точно в срок.

Транспортная (С-ПБ) активно работает на рынке автомобильных грузоперевозок с 2004 года, то есть — более 15 лет.

Сотрудники Транспортной компании по всей России обеспечивают круглосуточную, чёткую и бесперебойную работу компании, а наличие просторных, удобно расположенных складов в более чем 80 региональных представительствах на территории России и Казахстана (СНГ), создают дополнительные возможности для всех, кто ценит в перевозчике скорость, качество и надёжность.

Скорость доставки до 12 рабочих часов.

Технология «экспресс» — это:

• Специальные маршруты,
• регулярное прямое сообщение между региональными пунктами,
• поставки «точно в срок» на территории России и Казахстана.

Выгодные ставки! Например, доставка сборного груза по городу – 3500 рублей за заказ.

Альтернатива 3 (А3) — Транспортная

Транспортная осуществляет грузоперевозки любой сложности по г. Екатеринбургу и по всей России с 2010 года. Автомобильные перевозки по г. Екатеринбургу и по всей России на сегодняшний день являются одними из наиболее востребованных услуг на логистическом рынке из-за достоинств, среди которых главным образом выделяют маневренность, возможность использования разнообразных маршрутов и индивидуальных схем доставки.

Ежедневно осуществляется более 10 000 отправлений сборного груза. За счет этого достигается максимальная экономичность и удобство перевозок грузов: во-первых, не придется заказывать и оплачивать целую машину, во-вторых, консолидируется в одной машине грузы не одного десятка разных клиентов, благодаря чему не придется ждать заполнения машины как в варианте с попутными грузами, т.к. наш автотранспорт ходит по регулярному графику. Благодаря опытным сотрудникам, с опытом работы более 3 лет

Доставка займёт не более 12 часов.

По контракту стоимость перевозки = 3450 руб.

Анализ по критерию деловой репутации.

Для определения критерия деловой репутации по 5-ти бальной шкале составим таблицу 2, где разместим все альтернативы и произведем оценку по нескольким важным признакам.

Таблица 2. «Анализ деловой репутации поставщиков»

По данным критериям лидирует поставщик А1 «Лиса» и А2 «Везу».

Подробный сравнительный анализ альтернатив.

Альтернативой в процессе принятия решений называют способ действий или стратегию по достижению цели. Принятие решения – есть выбор наилучшей (оптимальной) или приемлемой, удовлетворительной альтернативы, то есть определенные действия над множеством альтернатив, в результате которых получается подмножество допустимых (возможных) альтернатив, удовлетворяющих налагаемым ограничениям. Далее допустимые (возможные) альтернативы, вернее, их результаты (исходы, последствия) сравнивают по принятым критериям эффективности, которые представляют собой чаще всего математическое выражение цели и определяют степень достижения цели для каждой отобранной альтернативы. Альтернатива, достигшая экстремума этого критерия, является оптимальной. Анализ альтернатив по 4 критериям отразим в таблице 3.

Таблица 3. Анализ альтернатив по критериям

Исходя из таблицы 3 следует вывод, что поставщики А1 и А2 самые подходящие. Для более наглядного выбора победителя составим таблицу 4 сравнительного анализа.

Таблица 4. Сравнение первого и второго решения

Построение графической модели процесса принятия управленческих решений с построением графов бинарных отношений.

Составим графическую модель, где расставим приоритеты между нашими критериями (рисунок 1).

Стрелка «идет» от более приоритетного критерия к менее приоритетному. Направление в обе стороны стрелки говорят о равном приоритете.

Рисунок 1 – Приоритеты между целями

На рисунке 1 четко прослеживаются установленные приоритеты на критерии, которые были указаны в начале работы. Все критерии имеют равное значение, но критерий 2 (деловая репутация) важнее, чем критерий 1 (затраты) и 4 (оперативность выполнения работ).

Далее построим 4 модели, где расставим приоритеты между альтернативами по заданному критерию.

На рисунке 2 отразим приоритеты по критерию затрат.

Рисунок 2 – Приоритеты альтернатив по критерию затрат

На рисунке 3 отразим приоритеты альтернатив по критерию деловой репутации.

Рисунок 3 – Приоритеты альтернатив по критерию деловой репутации

На рисунке 4 отразим приоритеты альтернатив по критерию квалификации персонала.

Рисунок 4 – Приоритеты альтернатив по критерию квалификации персонала

На рисунке 5 отразим приоритеты альтернатив по критерию оперативности выполнения работ.

Рисунок 5 – Приоритеты альтернатив по критерию оперативности выполнения работ

Построение матриц парных сравнений и их обработка с целью вычисления значений относительных приоритетов.

Для выяснения приоритетов между критериями составим таблицу 5, за основу возьмем рисунок 1:

• если критерий будет более приоритетным, то выставляем значение 1,5;
• если критерий менее приоритетный = 0,5;
• если критерий равнозначен другому, то значение 1.

где — любое рациональное число в интервале (при средней степени различия между сравниваемыми объектами величина принимается равной 0,5).

Таблица 5. Расстановка приоритетов

После заполнения первых четырех столбцов каждой таблицы и определения суммы по строкам находят абсолютные приоритеты объектов, затем эти приоритеты нормируются (вычисляются значения в долях единицы) в следующем порядке:

1. Для получения приоритетов каждая строка в матрице умножается на вектор-столбец
2. Нормированные значения приоритетов получаются путем деления каждого значения на величину .

Данные отразим в таблице 6.

Таблица 6. Матрица смежностей для определения значимости критериев

Составим Матрицу смежности для определения предпочтительности претендентов по К1 («Затраты»), данные отразим в таблице 7.

Обозначения:

• альтернативу 1 (ТК «Лиса») обозначим ,
• альтернативу 2 (ТК «Везу») обозначим ,
• альтернативу 3 («ИП Смирнов В.В.») обозначим .

Таблица 7. Матрица смежности для определения предпочтительности претендентов по К1

Составим Матрицу смежности для определения предпочтительности претендентов по К2 («Деловая репутация»), данные отразим в таблице 8.

Таблица 8. Матрица смежности для определения предпочтительности претендентов по К2

Составим Матрицу смежности для определения предпочтительности претендентов по К3 («Квалифицированный персонал»), данные отразим в таблице 9.

Таблица 9. Матрица смежности для определения предпочтительности претендентов по К3

Составим Матрицу смежности для определения предпочтительности претендентов по К4 («Оперативность выполнения работ»), данные отразим в таблице 10.

Таблица 10. Матрица смежности для определения предпочтительности претендентов по К4

В таблице 11 приведены итоговые результаты подсчета. В горизонтальной графе таблицы 11 каждому претенденту соответствует два числа: верхнее – значение соответственно для каждой из 4 критериев, а нижнее – результат произведения этого числа на оценку компетентности эксперта и значимость цели.

Таблица 11. Итоговая таблица определения комплексного приоритета

Из таблицы 11 следует, что победителем конкурса является претендент № 1 со значением комплексного приоритета 0,347.

Избавьтесь от «достаточно хороших» целей с помощью стратегии Уоррена Баффета с 2 списками.

Неважно, насколько вы эффективны и действенны каждый день, если вы работаете над неправильной целью. Вот почему полезно периодически переоценивать свои долгосрочные цели и приоритеты, чтобы убедиться, что вы все ещё на правильном пути.

Вот один отличный способ сделать это от инвестора-миллиардера Уоррена Баффета.

Как гласит история, Баффет провел своего личного пилота через этот процесс, чтобы помочь ему расставить приоритеты в своих карьерных целях.

Первый шаг – записать свои 25 желаемых целей. Это могут быть жизненные цели, карьерные цели, образовательные цели или все, на что вы хотите потратить своё время.

Теперь обведите свои пять наиболее желанных целей в этом списке (если вы делаете это прямо сейчас, сначала обведите, прежде чем двигаться дальше).

Наконец, любая цель, которую вы не обвели, попадает в список «избегать любой ценой». Вместо того, чтобы работать над этими целями, когда у вас есть время, вы должны активно избегать их. Это задачи, которые кажутся достаточно важными, чтобы заслуживать вашего внимания. Но это не двигает вас к вашим долгосрочным приоритетам.

❼

Избегайте возникновения конкурирующих приоритетов

Когда ваши задачи не особенно сложны, работать над ними можно одновременно. Однако, по мере их усложнения, как показывают исследования, люди, наделенные властью, скорее всего, на первое место поставят одну цель, а люди с меньшим уровнем полномочий и дальше будут пытаться справляться с несколькими приоритетами. Принцип совмещения задач был связан со снижением производительности, другими словами, наиболее важные задачи не выполняются качественно.

Тактика сосредоточения внимания на одной важной задаче заключается в выявлении возможных отвлекающих факторов — одновременных задач или специальных запросов — и активном их избегании в течение дня. Это значит, что если вам поручили собирать данные для проекта в то время, когда вы готовите слайды для презентации, следует установить первоочередность одной задачи и не отвлекаться на работу, электронную переписку или подготовительные действия, связанные с другой.

Постановка целей

Тайм-менеджмент руководителя невозможен без постановки целей. Цели — взгляд в будущее, желаемый результат, они определяют причину действий, зачем человек занимается определённой работой. Цели помогают расставить ориентиры, точки стремления, притяжения усилий.

Необходимо научиться ставить правильные цели. Давайте сравним ответы разных менеджеров по своим функциональным обязанностям:

• выполнять верно свои задачи / ставить правильные задачи
• находить решения вопросов / использовать творческий подход, искать альтернативы
• беречь ресурсы / оптимизировать распределение материальных ресурсов
• работать, как надо / достигать поставленных целей
• уменьшать расходы / увеличивать прибыльность

Как видим, при тех же обязанностях менеджеры ставят разные цели, получая различные результаты. Второй вариант предполагает более продуктивный подход к работе. Цели могут быть стратегические (цели работы организации), перспективные и тактические — существующие в конкретный момент времени.

Каждый руководитель или менеджер разрабатывает свои цели, доносит информацию подчинённым. И от правильности определения целей зависит работа организации в целом. Очень важно находить время для определения основных целей, ведущих к процветанию и успеху, а также способов достижения «звёзд». Знание целей и стремление к ним позволяет концентрировать все усилия, энергию на важных задачах, избегая растрачивания сил впустую.

Постановка целей производится по схеме: «Желания — возможности — цель».

Часто желания превышают возможности, обстоятельства не позволяют сразу получить результат, необходимо соразмерять, учитывать внешние и внутренние преграды, преодолевая их, искать компромиссное решение. Важный момент — цели должны быть конкретными, иметь объёмные и временные показатели.

Поглотители времени

Тайм-менеджмент руководителя предполагает понимание вопроса помех в работе, что забирает наше рабочее время, почему на работу часто уходит больше времени, чем планировалось изначально?

Рассмотрим список «воров времени»:

• отсутствие чётких целей, приоритетов
• недостаток организованности, низкая мотивация к работе
• нехватка информации по поставленным задачам и долгий поиск нужной
• внеплановые события вроде звонков, визитов
• долгие совещания, непродуктивное общение
• отсутствие чёткого плана и решительности, что приводит к излишней суете, спешке
• отсутствие делегирования и недостаточный контроль по выполнению работ

Помехи можно разделить на внешние и внутренние, не всегда причина торможения процесса лежит во внешних обстоятельствах. Часто внутренние и внешние помехи взаимосвязаны. Отсутствие чётких функциональных обязанностей и целей на уровне организации ведут к непониманию своих задач сотрудниками, отсутствию мотивации к работе.

Нехватка знаний сотрудников связана с недостаточным уровнем обучения сотрудников, отсутствием системы передачи знаний. А усталость, неумение отдыхать, распределять время — связаны с нечётким выделением обязанностей, отсутствием взаимопомощи.

Руководитель всегда заинтересован в создании необходимых условиях для труда, отдыха, обучения сотрудников. Только понимая истинные причины низкой выработки, можно найти варианты решения вопросов. Можно провести анонимное анкетирование по вопросу, что мешает эффективнее работать или личные беседы, найти способы мотивации, развития компетенции сотрудников.

Существуют и скрытые причины внутренних помех, с чем они связаны? Это могут быть следующие факторы:

• боязнь ошибки
• страх перед новыми задачами
• боязнь оказаться хуже других сотрудников
• страх потери рабочего места
• боязнь потери своей индивидуальности

Часто подобные временные страхи бывают у начинающих сотрудников, которым необходимо изучить большой объём информации — нормативов, характеристик товаров, а задачи стоят высокие, что ведёт к высокому стрессу в труде.

Стоит уделять больше внимания обучению, моральной поддержке, формированию хорошего психологического климата в коллективе — взаимопомощи, внимания к возникающим вопросам.

Итак, существует много факторов, вызывающих потери времени в работе, внимательно проанализировав, можно их сократить, как при выполнении своих функциональных обязанностей, так и в работе подчинённых.

Пирамида Маслоу

Эта известная таблица систематизирует человеческие потребности. Все наши нужды выстроены здесь в определенном подчинении по отношению к друг другу: не удовлетворив нижний уровень, невозможно двигаться выше.

Взаимосвязь практического и духовного давно доказана. Без удовлетворения базовых потребностей не получится сделать шаг дальше. Система, разработанная психологом Абрахамом Маслоу, наглядно показывает возможное определение приоритетных задач и целей. В основу он положил физиологические потребности, дающие силы для продвижения по дороге жизни. Следующим требованием становится безопасность человека и его близких. Далее следует потребность в любви, которая дополняется желанием признания заслуг и уважения других членов общества. На вершину он поместил самовыражение, как акт высшего творчества. Но он невозможен без соблюдения базовых требований хотя бы в минимальном объеме. Это распределение обязательно учитывается, иначе планы рискуют так и остаться в виде таблиц и графиков, не имея под собой основы для фактической реализации.

Третий — план предстоящих действий

Когда ясна цель и виден стартовый уровень, настало время тщательно разработать поэтапное продвижение к идеалу. Нельзя сдвинуть скалу голыми руками, но можно ее раздробить на куски и постепенно перенести по одному. Так я рекомендую поступать и тем, кто решил изменить все к лучшему. Глобальная цель должна состоять из череды промежуточных, для них определяется время и просчитываются необходимые шаги.

Иногда приходится встречать людей, которые попытались сразу объять необъятное. В результате они потеряли веру в себя и опустили руки. С такими клиентами работать тяжело, но помочь им можно, проходя вместе с ними предварительные этапы и совместно намечая пути достижения цели. Как правило, их вторая попытка оказывается гораздо результативнее.

Важно не оповещать окружающих о своих планах, пока не началась их реализация. Пустые разговоры растрачивают драгоценную энергию, превращая благие начинания в бахвальство и могут серьезно навредить.

Два списка

Этот метод советовал знаменитый инвестор Уоррен Баффет. Он основан на принципе Парето, когда вы беретесь за выполнение только 20% самых важных дел, которые принесут 80% результата:

1. Напишите список из 25 дел, которые вы хотите сделать.
2. Выберите из них пять наиболее важных приоритетов – это ваш новый список дел.

Выполняйте только эти пять дел, а оставшиеся вычеркните или делегируйте – они не окажут особого влияния на вашу жизнь. Возьмитесь за остальные 20, только если у вас останется время после выполнения самых важных задач.

5